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Ein Arbeitsablauf oder englisch Workflow ist eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation - im Unterschied zu einem Geschäftsprozess, der eine Folge von Aktivitäten stets mit dem Ziel einer Leistungserstellung beschreibt. Dabei kann ein IT-System einen Ablauf unterstützen, ihn mit notwendigen Daten versorgen und ihn gemäß einer im System hinterlegten Vorgabe oder eines dafür vorgesehenen Algorithmus abwickeln. Analyse und Definition von Arbeitsabläufen können aber auch ohne jeden Bezug zu einem Rechnersystem erfolgen.

Das Ziel ist hierbei weniger eine Dokumentation für eine Organisation oder deren Mitarbeiter, sondern vielmehr eine mögliche (Teil-) Automatisierung der Ausführung. In Abgrenzung vom Geschäftsprozess wird dabei detailliert auf die operative Ebene eingegangen. Idealerweise zerlegt die Arbeitsablauf-Beschreibung den Prozess in (auf IT-Ebene) eindeutige Bestandteile, die in deterministischer Beziehung zueinander stehen.

Arbeitsablaufmodelle sollen dabei helfen, die optimale Einbindung verschiedener Anwendungen (Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Datenbanken usw.) in betriebliche Arbeitsabläufe sicherzustellen. Hierzu wird ein Workflow-Management-System eingesetzt: Ein Softwaresystem, das die Durchführung von Workflows ermöglicht, indem es die Workflow-Instanzen nach einem vorgegebenen, im Rechner abgebildeten Schema steuert und dazu benötigte Daten und Applikationen bereitstellt oder abfragt. Die Aufgabe eines Workflow-Managementsystems lässt sich so ausdrücken: Es geht darum zu koordinieren, wer (Rollen) was (Aufgabe) wann (Prozess) und wie (Umgebung) bearbeitet.

Standards für Workflow-Beschreibung oder -Verarbeitung werden international u. a. von der Workflow Management Coalition formuliert - siehe Weblinks.

Siehe auch

• Workflow-Management
• Workflow und BPM (Business Process Management) im Rahmen des Enterprise Content Management
• Prozessmanagement
• Technische Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle von Mitarbeitern

Weblinks

• http://www.bpm-guide.de/articles/3 – Grenzt die Begriffe „Geschäftsprozess“ und „Workflow“ gegeneinander ab.
• http://www.software-kompetenz.de/?2368 - Definition von Fraunhofer
• http://www.wfmc.org/standards/docs/Workflow_An_Introduction.pdf - Einführung der Workflow Management Coalition

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