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Outlook-Synchronisation
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Die Outlook-Synchronisation ist ein Abgleich, der zu einem identischen und konsistenten Datenbestand innerhalb von Outlook führt.
Outlook ist ein recht weit verbreiteter E-Mail- und Groupware-Client der Firma Microsoft, primär ein Client zum Exchange Server und wird oft zusammen mit diesem eingesetzt. Durch die starke Verknüpfung beider Produkte kann die Kombination von Outlook und dem Exchange Server fast alle Aufgaben reibungslos bewältigen. Da jedoch ein Exchange Server nicht ganz billig ist und dessen Administration einiges an Aufwand erfordert, findet diese Kombination hauptsächlich in mittleren und großen Unternehmen Anwendung. Von den meisten Privatnutzern wird Outlook hauptsächlich als E-Mail-Programm und als Personal Information Manager eingesetzt.
Durch die zunehmende Verbreitung von schnellen Internet-Zugängen und das Vorhandensein von mehr als einem Computer in Privathaushalten, stehen auch ambitionierte Privatanwender vor dem Problem, ihre Outlook-Daten auf mehreren PCs abzugleichen. Für Selbstständige, die Outlook auch beruflich auf mehreren Rechnern nutzen, ist eine Synchronisationslösung fast unumgänglich.
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Funktionsweise
Outlook speichert alle Daten (Kalender, Kontakte, E-Mails, Notizen etc.) lokal in Personal Store (PST)-Dateien ab. Auf den meisten PCs dürfte nur eine solche Datei mit dem Namen outlook.pst vorhanden sein. Während Outlook ausgeführt wird, sind die geöffneten PST-Dateien „gesperrt“, sodass diese von einem zweiten Client nicht benutzt werden können. Der ersten Idee, die PST-Datei(en) auf einem Netzlaufwerk zu speichern, sind also Grenzen gesetzt, sobald ein gleichzeitiger Zugriff durch zwei oder mehrere Outlook-Instanzen erfolgen soll.
Da Microsoft eine Vernetzung von PST-Dateien ohne den Exchange Server nicht vorgesehen hat, kommen hier Zusatzprodukte ins Spiel. Diese ermöglichen dann durch die Benutzung verschiedener Techniken einen gemeinsamen Zugriff auf eine Master-PST-Datei oder die schon erwähnte Vernetzung der einzelnen PST-Dateien.
Eine dieser Exchange-Alternativen ist z. B. die Software Public ShareFolder der Hamburger Firma SDMD GmbH, die es ermöglicht mit einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern simultan auf gemeinsame Outlook PST-Dateien zuzugreifen. Über eine Erweiterungssoftware wird die mobile Anbindung an Outlook gewährleistet.
Einen anderen Ansatz verfolgt das Produkt SYNCING.NET for Outlook von SYNCING.NET Technologies GmbH. Die Synchronisierung der einzelnen PST-Dateien erfolgt hier über einen freigegebenen Ordner im LAN oder das Internet und in einem Peer-to-Peer-Modus -- ähnlich wie bei den beliebten Tauschbörsen jedoch mit dem Unterschied, dass die Daten nur einer geschlossenen Benutzergruppe zur Verfügung stehen.
Das PlugIn PlanetTeamOutlook dagegen setzt auf eine andere Technologie. PlanetTeamOutlook zeichnet sich vor allem durch die besondere Art der Datenbankstruktur aus. Die zur Synchronisation freigegebenen Outlook-Daten werden in einem vom User beliebig wählbaren Ablageort als msg-Datei gespeichert. Der sehr korruptionsanfällige Persönliche Ordner, aus dem die Daten stammen, jedoch wird nicht bewegt oder kopiert, sondern verbleibt lokal am ursprünglichen Speicherort. Dies verhindert den Datenverlust durch defekte Persönliche Ordner, hervorgerufen durch die Auslagerung z.B. auf Netzwerklaufwerke und trägt sehr zur Programmstabilität bei.
Mobile Geräte
Will man Outlook jedoch nicht nur zwischen stationären (PCs) und portablen (Notebooks) Geräten, sondern auch mit PDAs oder Smartphones synchronisieren, kommen andere Lösungen ins Spiel. Wenn kein Wert auf einer Outlook-Synchronisation zu jeder Zeit und an jedem Ort gelegt wird, lassen sich Termine, Kontakte etc. mittels Microsofts ActiveSync einfach und komfortabel mit Outlook synchronisieren, was dem Benutzer ermöglicht, auch unterwegs Termine einzutragen bzw. sich an Termine erinnern zu lassen.
Wer einen der neuen PDAs oder Smartphones mit Windows Mobile 5.0 besitzt und mehr auf Bequemlichkeit als auch niedrige Kosten Wert legt, kann für die Outlook-Synchronisation auf eines der vielen Hosted Exchange-Angebote zugreifen.
Automatisierung und Sicherheit
Egal, für welches Produkt man sich letztendlich entscheidet, es soll auf zwei Aspekte bei der Synchronisation geachtet werden. Erstens soll der Datenabgleich automatisch im Hintergrund erfolgen und zweitens, besonders bei einer Datenübertragung übers Internet, sollten die Daten verschlüsselt werden.
Bei Hosted Exchange-Angeboten sollte ebenfalls beachtet werden, dass alle Daten auch auf dem Server des Anbieters liegen.
Siehe auch
Weblinks
- Offizielle Microsoft-Outlook-Webpräsenz
- Übersicht einiger Synchronisations-Programme für Outlook
- Ausführliche Übersicht vieler Synchronisations-Programme für Outlook (englisch)
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