Das Kefk Network Wiki befindet sich im Testbetrieb.
Katalog (Organisation)
Aus Kefk.
Kataloge dienen als Hilfsmittel zur kritischen Auseinandersetzung mit dem Ist-Zustand einer Situation. Durch diese sollen Schwachstellen und Mängel erkannt und gleichzeitig Lösungsmöglichkeiten geboten werden. Sowohl Prüffragenkataloge als auch Mängel- und Schwachstellenkataloge unterstützen den Analyseprozess des Ist-Zustandes effizient.
Besonders in der Unternehmensberatung werden Kataloge als Interventionswerkzeuge verwendet. Sie können in der Analysephase einer Fachberatung zur Betrachtung der Ablauforganisation oder der Strukturorganisation verwendet werden.
Es darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden, dass Kataloge keine Universalmittel sind und deren Anwendung von Fall zu Fall differenziert zu betrachten ist. Der falsche und übermäßige Einsatz von Katalogen in Unternehmen kann die Bürokratie steigern.
Der Prüffragenkatalog, der Schwachstellenkatalog und die Mängelliste sind Katalogarten, die im Folgenden behandelt werden.
Inhaltsverzeichnis |
1. Prüffragenkatalog/Checkliste
- Definition
Für den Prüffragenkatalog wird in der Literatur vor allem die Checkliste synonym verwendet. Dennoch findet sich eine mögliche Differenzierung der beiden Begriffe: „Die Checkliste kann als eine spezielle Art einer Prüfliste angesehen werden. Sie zielt in der Regel allerdings weniger auf eine Ermittlung qualitativer Defizite (wie die Prüfliste) als vielmehr auf eine Art Vollständigkeitskontrolle ab.“ (Grochla, 1986) Weitere Synonyme für den Prüffragenkatalog sind: Prüflistenverfahren, Fragebogenmethode, Prüffragenliste und Prüffragentechnik.
- Erstellung
Der Prüffragenkatalog ist eine Zusammenstellung von Fragen, mit denen versucht wird, alle Problemfelder des Ist-Zustandes zu behandeln und systematisch Schwachstellen zu finden. Entscheidungsrelevante Merkmale werden als Frage formuliert und zu einem Katalog zusammengefasst. Bei der Zusammensetzung spielen sowohl die logische Betrachtung des Untersuchungsbereiches als auch die Erfahrungen aus der Praxis eine relevante Rolle.
Zwei Zielvorstellungen müssen bei der Erstellung beachtet werden:
- Schwachstellen/Mängel sollen so schnell wie möglich erkannt werden.
- Geläufige Lösungsmöglichkeiten, die den Untersuchungsbereich betreffen, sollen untersucht werden.
- Vor- und Nachteile
Der Prüffragenkatalog ist situationsbezogen und muss für jeden Problemkreis neu aufgesetzt werden. Die Formulierung der Fragen muss verständlich und deutlich sein, um Fehlinterpretationen zu vermeiden. Zudem dürfen die Fragen nicht oberflächlich gestellt werden, damit kein signifikantes Problem übersehen wird.
Der Nachteil eines detaillierten Prüffragenkataloges liegt in dem großen Aufwand, der bei der Problemanalyse entsteht. Es gibt außerdem keine allgemeine Systematik bei der Erstellung des Kataloges. Die Qualität dessen hängt meist von der Erfahrung des Erstellers ab. Weiters ist das Aufsetzen des Prüffragenkataloges aufwendig und die Komplexität von Zusammenhängen nur schwer darstellbar. Da die Anzahl der Fragen beschränkt ist, werden die Mängel des Ist-Zustandes möglicherweise nicht erkannt. Ein weiterer Nachteil entsteht dadurch, dass der Prüffragenkatalog nur die bereits bekannten Schwachstellen und Lösungen aufzeigt.
Der Prüffragenkatalog stellt jedoch ein wirksames Instrument dar, da er verhindert, dass einzelne Aspekte übersehen werden. Durch die Erstellung des Kataloges wird weiters ein kreativer Denkprozess angeregt.
Besonders wirksam ist der Prüffragenkatalog bei Routineaufgaben in jedem Bereich, da diese durch den Einsatz des Katalogs kontrollierbarer und delegierbarer werden.
- Beispiel
Ein Auszug aus einem Prüffragenkatalog zum Thema Arbeitsunzufriedenheit (Grochla, 1986):
Sind Sie mit dem Arbeitsklima in Ihrer Abteilung und im gesamten Betrieb zufrieden?
Sind die Fluktuation, die Fehlzeiten im Bürobereich gering bzw. liegen sie im /unter dem Branchendurchschnitt?
Ist die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter zufriedenstellend?
Wird bei Frustrationserscheinungen der Mitarbeiter konsequent nach den Ursachen geforscht?
...
2. Schwachstellenkatalog
„Unter Schwachstellen der Organisation werden realtypische, komplexe Mängel der Organisation verstanden, zu denen auch die Nichtbeachtung bewährter organisatorischer Grundsätze gehört.“ (Blohm, 1974) Die Erfahrungen mit Schwachstellen aus der Praxis dienen zur Erstellung des Schwachstellenkataloges. Anhand dessen lässt sich die Schwachstelle in einer konkreten Situation besser bestimmen. Für jeden Sachbereich muss ein eigener Katalog erstellt werden.
3. Mängelliste
Die Mängelliste entsteht während der Analyse von Schwachstellen. Die Häufigkeiten des Auftretens eines Mangels, z.B. fehlerhafte Auftragsdaten, werden gesammelt.
Literatur
- H. Blohm, Die Gestaltung des betrieblichen Berichtswesens als Problem der Leitungsorganisation. Verlag Neue Wirtschafts - Briefe, 1974, ISBN 3-482-57442-1
- E. Grochla, Prüflisten zur Schwachstellenermittlung in Büro und Verwaltung. FBO Fachverlag für Büro- und Organisationstechnik, 1986, ISBN 3-9801242-0-7
- F. Heeg / P. Meyer-Dohm, Methoden der Organisationsgestaltung und Personalentwicklung. Hanser, 1994, ISBN 3-446-17971-2
- B. Ott, Prüfung und Betriebsorganisation. Verlag Neue Wirtschaft - Briefe, 1972, ISBN 3-482-77471-4
- G. Schmidt, Methoden und Techniken der Organisation. Schmidt, 1983, ISBN 3-921-313-260
- M. Schulte-Zurhausen, Organisation. Vahlen, 2002, ISBN 3-8006-2825-2
- P. Weinert, Organisation. Vahlen, 1992
- H. Wittlage, Methode und Techniken praktischer Organisationsarbeit.Verlag Neue Wirtschafts - Briefe, 1986, ISBN 3-482-56482-5
