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Basisdaten
Titel:	Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Abkürzung:	GDPdU
Art:	Verwaltungsanweisung
Geltungsbereich:	Bundesrepublik Deutschland
Rechtsmaterie:	Steuerrecht
FNA:
Ursprüngliche Fassung vom:	16. Juli 2001 (BGBl. I S. 1542)
Neubekanntmachung vom:
Letzte Änderung durch:
Inkrafttreten der letzten Änderung: 1)	1. Januar 2002
1) Bitte beachten Sie den Hinweis zur geltenden Gesetzesfassung!

Auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) beruft sich ein Finanzbeamter, wenn er bei Betriebsprüfungen auf die Computersysteme von Unternehmen zugreift.

Man unterscheidet 3 Arten des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer:

• den unmittelbaren Lesezugriff (Z1),
• den mittelbaren Zugriff über Auswertungen (Z2) und
• die Datenüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3).

Für die Datenüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen. Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für einen entsprechenden Beschreibungsstandard. Die Daten lassen sich dann vom Betriebsprüfer in eine Prüfersoftware (z.B. IDEA, WD-Audit) einlesen.

Ferner werden darin Verfahren der elektronischen Prüfung geregelt, so zum Beispiel dass der Steuerprüfer keine Software auf dem Rechner des Prüflings bzw. Steuerberaters installieren darf und Anforderungen an Unternehmenssoftware definiert, so dass die betriebswirtschaftlichen Daten vom Prüfer bzw. der speziellen Prüfungssoftware erfasst werden können.

Sie wurden durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 durch eine Änderung in der Abgabenordnung (AO) festgelegt und ergeben sich insbesondere aus § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 AO.

Die GDPdU sind in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten in engem Zusammenhang mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) zu sehen. In diesem Zusammenhang ist die zur digitalen Betriebsprüfung gehörende Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen. Neben der Bereitstellung der Daten in einem maschinell auswertbaren Format sollte das Verfahren der Zusammenstellung und Bereithaltung der Daten in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert sein.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gehört u.a. geschäftsrelevante eMail-Kommunikation. Amerikanische Archivierungslösungen sind hier wiederum aufgrund der für deutsche Unternehmen geltenden, komplexen Rechtssituationen in aller Regel nicht anwendbar.

Literatur

• Eller, Peter: Elektronische Rechnungsstellung und digitale Betriebsprüfung. Electronic Commerce und Recht, Band 8. ERICH SCHMIDT VERLAG, 2004, ISBN 3-503-07408-2
• Ernst&Young (Hrsg.): Steuerliches Risikomanagement. Stollfuß Verlag, 2005, ISBN 3-08-210001-5 (alle relevanten Gesetzespassagen in Deutsch und Englisch)
• Henstorf, Karl-Georg, Kampffmeyer, Ulrich, Prochnow, Jan: Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Code of Practice Band 2. VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e. V., Bonn, 1999, ISBN 3-932898-04-4
• Hentschel, Bernd (Hrsg.): Digitale Betriebsprüfung – eDatenzugriff der Finanzverwaltung. 2. überarbeitete Auflage 2004, DATAKONTEXT-FACHVERLAG, ISBN 3-89577-325-5
• Wendland, Holger : Neue Archivierungspflichten nach der geänderten AO 2002. Kontinuierlich ergänztes Sammelwerk. Forum Verlag Herkert, 86504 Merching
• Wenzig, Herbert : Außenprüfung / Betriebsprüfung. GRÜNE REIHE Band 12, 9. Auflage 2004, Erich Fleischer Verlag, ISBN 3-8168-1129-9

Weblinks

• Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 - IV D 2 - S 0316 - 136/01
• Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung, herausgegeben vom BMF am 15. Januar 2007
• Information zum „Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung“, herausgegeben vom BMF am 15. August 2002

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